Tijdregistratie in monday.com draait om de Time Tracking-kolom, op het moment van schrijven beschikbaar in de Pro- en Enterprise-plannen van monday work management. Elk item krijgt een timer die je start en stopt, en mensen kunnen uren ook handmatig toevoegen of aanpassen. Je rapporteert over uren in dashboards en exporteert tijddata naar Excel voor facturatie of analyse. Voor interne urenregistratie en betere inschattingen is de standaardkolom meestal genoeg. Zodra je uurtarieven, goedkeuringsstromen, timesheets over veel projecten of directe facturatie nodig hebt, is een aparte tijdregistratie-app of een koppeling met je facturatietool de betere keuze.

Tijdregistratie komt terug in veel project- en bureau-implementaties die we doen binnen onze monday.com implementatiedienst, en de eerste vraag is altijd dezelfde: waar is die tijddata voor?

Waarom registreer je uren?

Het doel bepaalt de inrichting. Er zijn drie veelvoorkomende redenen:

Weet je niet welke van toepassing is, dan krijg je veel data en weinig beslissingen. Voor het algemene concept, zie onze wiki over tijdregistratie.

Hoe richt je de Time Tracking-kolom in?

1. Voeg een Time Tracking-kolom toe aan de borden waar werk wordt bijgehouden, het liefst in je bordtemplate zodat elk project hem heeft.
2. Bepaal het registratieniveau. Registreer op werkpakketten of deliverables, niet op elke kleine taak, zodat mensen het ook echt bijhouden.
3. Voeg ondersteunende kolommen toe: een inschatting (getalkolom in uren), een declarabel-markering (status of checkbox) en de klant of het project.
4. Spreek af wanneer de timer en wanneer handmatig. Timers werken bij geconcentreerd werk; handmatig invoeren aan het eind van de dag is voor de meeste teams prima, zolang het dagelijks gebeurt.
5. Bouw een dashboard met uren per project, per persoon en geschat versus werkelijk.

Hoe ga je om met declarabele en niet-declarabele uren?

Maak het expliciet. Een status „declarabel” op het item, of aparte items voor niet-declarabel intern werk, zorgt dat dashboards het declarabele aandeel per persoon en per klant laten zien. Voor bureaus en adviesbureaus is die verhouding een van de nuttigste stuurgetallen. Ons artikel over monday.com voor bureaus behandelt de bredere inrichting.

Waar de standaardinrichting tekortschiet:

• Verschillende uurtarieven per persoon, rol of klant.
• Goedkeuringsstromen waarbij een manager timesheets accordeert v√≥√≥r facturatie.
• Wekelijkse timesheets invullen over veel items in √©√©n scherm.
• Facturen genereren uit goedgekeurde uren.

Die behoeften zijn de klassieke aanleiding voor een tijdregistratie-app uit de marketplace of een koppeling met je facturatiesysteem.

Hoe rapporteer je over geregistreerde uren?

Gebruik dashboards, niet eindeloos scrollen door borden. Bruikbare widgets:

• Uren per project deze maand afgezet tegen het budget, waarmee tijd gekoppeld wordt aan budgettering.
• Geschat versus werkelijk per werkpakket, om toekomstige inschattingen te verbeteren.
• Uren per persoon per week, om te toetsen hoe de werkdruk er echt uitziet.
• Declarabel aandeel per team.

Onze gids over monday.com dashboards die ook echt gebruikt worden legt uit hoe je deze leesbaar houdt. Voor facturatie of diepere analyse exporteer je tijddata naar Excel, bijvoorbeeld per registratie met item, gebruiker en uren.

Hoe verbetert tijdregistratie je capaciteitsplanning?

Geplande inzet is een voorspelling; geregistreerde tijd is de werkelijkheid. Door die twee maandelijks te vergelijken zie je waar inschattingen structureel te optimistisch zijn, welke mensen verborgen werk dragen en hoeveel niet-projecttijd je capaciteit opslokt. Voer die inzichten terug in je capaciteitsplanning in monday.com en je planning wordt snel realistisch.

Resultaat komt van het gebruiken van de data, niet van het verzamelen ervan. Meetbare uitkomsten helpen ook om je inrichting intern te verdedigen: de case van 433 laat bijvoorbeeld 2.465 bespaarde uren per jaar zien met monday.com.

Wat zijn de meest gemaakte fouten?

• Alles registreren op taakniveau, waardoor niemand het meer volhoudt.
• Geen declarabel-markering, waardoor de belangrijkste splitsing achteraf geschat wordt.
• Timers die blijven lopen, zonder dat iemand wekelijks naar de duidelijke uitschieters kijkt.
• Niemand gebruikt de data, waardoor mensen binnen twee maanden stoppen met bijhouden.
• Een app kiezen voordat het doel helder is.

Veelgestelde vragen

Welke monday.com-plannen bevatten tijdregistratie?

Op het moment van schrijven: Pro en Enterprise.

Kun je uren handmatig invoeren in monday.com?

Ja, naast de timer kun je registraties toevoegen en aanpassen.

Hoe houd ik declarabele uren bij in monday.com?

Met een expliciet declarabel-veld en dashboards; voor tarieven en goedkeuringen heb je vaak een app of koppeling nodig.

Kan ik tijdregistratiedata exporteren uit monday.com?

Ja, naar Excel, voor rapportage of facturatie.

Wil je tijddata waar je echt iets mee kunt?

We richten tijdregistratie in rond de beslissingen die je moet nemen, van betere inschattingen tot schonere facturatie. Plan een gratis kennismakingsgesprek met Tryve.

Bronnen

• monday.com Support: The Time Tracking Column
• monday.com Support: The Time Tracking Widget
• Tryve case: 433