Die Zeiterfassung in monday.com basiert auf der Time-Tracking-Spalte, die zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels in den Plänen Pro und Enterprise von monday work management verfügbar ist. Jedes Item bekommt einen Timer zum Starten und Stoppen, Einträge lassen sich zusätzlich manuell ergänzen oder korrigieren. Stunden können Sie in Dashboards auswerten und die Zeitdaten für Abrechnung oder Analyse nach Excel exportieren. Für die interne Aufwandserfassung und bessere Schätzungen reicht die native Spalte meistens aus. Sobald Sie Stundensätze, Freigabeprozesse, Timesheets über viele Projekte hinweg oder eine direkte Rechnungsstellung brauchen, ist eine spezialisierte Zeiterfassungs-App oder eine Integration mit Ihrem Abrechnungstool die bessere Wahl.

Zeiterfassung ist in vielen Projekt- und Agenturprojekten ein Thema, die wir im Rahmen unserer monday.com Implementierung begleiten. Die erste Frage sollte dabei immer dieselbe sein: Wofür brauchen Sie die Zeitdaten?

Warum erfassen Sie Zeiten?

Der Zweck bestimmt das Setup. Es gibt drei typische Gründe:

Wenn Sie nicht wissen, welcher Grund gilt, bekommen Sie viele Daten und wenige Entscheidungen. Das Grundprinzip erklären wir in unserem Wiki zur Zeiterfassung.

Wie richten Sie die Time-Tracking-Spalte ein?

1. Fügen Sie eine Time-Tracking-Spalte hinzu, und zwar auf allen Boards, auf denen Arbeit erfasst wird. Am besten direkt in Ihrer Board-Vorlage, damit jedes Projekt sie hat.
2. Legen Sie die Erfassungsebene fest. Erfassen Sie auf Arbeitspaketen oder Liefergegenständen, nicht auf jeder Kleinstaufgabe. Sonst macht niemand mit.
3. Ergänzen Sie unterstützende Spalten: eine Schätzung (Zahlenspalte in Stunden), ein Abrechenbar-Kennzeichen (Status oder Checkbox) sowie Kunde oder Projekt.
4. Klären Sie Timer versus manuelle Erfassung. Timer eignen sich für konzentriertes Arbeiten. Manuelle Einträge am Tagesende sind für die meisten Teams völlig in Ordnung, solange sie täglich erfolgen.
5. Bauen Sie ein Dashboard mit Stunden pro Projekt, pro Person und Schätzung versus Ist.

Wie gehen Sie mit abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden um?

Machen Sie es explizit. Ein Status „abrechenbar“ am Item oder getrennte Items für interne Arbeit sorgt dafür, dass Dashboards den abrechenbaren Anteil pro Person und pro Kunde zeigen. Für Agenturen und Beratungen ist diese Quote eine der nützlichsten Steuerungskennzahlen. Das größere Setup beschreiben wir im Artikel zu monday.com für Agenturen.

Wo das native Setup an Grenzen stößt:

• Unterschiedliche Stundensätze je Person, Rolle oder Kunde.
• Freigabeprozesse, bei denen eine Führungskraft Timesheets vor der Rechnungsstellung freigibt.
• Wöchentliche Timesheet-Erfassung über viele Items hinweg in einer Ansicht.
• Rechnungserstellung aus freigegebenen Stunden.

Genau diese Anforderungen sind der typische Auslöser für eine Zeiterfassungs-App aus dem Marketplace oder eine Integration mit Ihrem Abrechnungssystem.

Wie werten Sie erfasste Zeiten aus?

Nutzen Sie Dashboards, nicht das Scrollen durch Boards. Sinnvolle Widgets:

• Stunden pro Projekt in diesem Monat gegen das Budget. Damit verbinden Sie Zeit und Budgetierung.
• Schätzung versus Ist pro Arbeitspaket, um künftige Schätzungen zu verbessern.
• Stunden pro Person und Woche, um die tatsächliche Auslastung zu prüfen.
• Abrechenbarer Anteil pro Team.

Unser Leitfaden zu monday.com Dashboards, die wirklich genutzt werden zeigt, wie das lesbar bleibt. Für Abrechnung oder tiefere Analysen exportieren Sie die Zeitdaten nach Excel, zum Beispiel pro Eintrag mit Item, Nutzer und Stunden.

Wie verbessert Zeiterfassung die Kapazitätsplanung?

Der geplante Aufwand ist eine Prognose, die erfasste Zeit ist der Ist-Wert. Der monatliche Vergleich zeigt, wo Schätzungen systematisch zu optimistisch sind, wer versteckte Arbeit mitträgt und wie viel Kapazität nicht projektbezogene Zeit frisst. Fließen diese Erkenntnisse zurück in Ihre Kapazitätsplanung in monday.com, werden Pläne schnell realistisch.

Ergebnisse entstehen durch die Nutzung der Daten, nicht durch das Sammeln. Messbare Resultate helfen auch intern, Ihr Setup zu begründen: Im Case 433 sind es zum Beispiel 2.465 eingesparte Stunden pro Jahr mit monday.com.

Welche Fehler passieren am häufigsten?

• Alles erfassen auf Task-Ebene. Das killt die Akzeptanz.
• Kein Abrechenbar-Kennzeichen, sodass die wichtigste Unterscheidung später geraten wird.
• Laufende Timer, weil niemand wöchentlich die offensichtlichen Ausreißer prüft.
• Niemand nutzt die Daten, also hört die Erfassung nach zwei Monaten auf.
• Eine App auswählen, bevor der Zweck feststeht.

Häufige Fragen

Welche monday.com Pläne enthalten Zeiterfassung?

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels Pro und Enterprise.

Lassen sich Zeiten in monday.com manuell erfassen?

Ja, neben dem Timer können Einträge ergänzt und bearbeitet werden.

Wie erfasse ich abrechenbare Stunden in monday.com?

Über ein explizites Feld für abrechenbare Zeit und über Dashboards. Für Stundensätze und Freigaben brauchen Sie oft eine App oder Integration.

Kann ich Zeiterfassungsdaten aus monday.com exportieren?

Ja, nach Excel, für Reporting oder Abrechnung.

Sie wollen Zeitdaten, mit denen Sie wirklich arbeiten können?

Wir bauen die Zeiterfassung rund um die Entscheidungen, die Sie treffen müssen: von besseren Schätzungen bis zur sauberen Abrechnung. Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch mit Tryve.

Quellen

• monday.com Support: The Time Tracking Column
• monday.com Support: The Time Tracking Widget
• Tryve Case: 433