Ein CRM für Agenturen hat drei Aufgaben, die ein klassisches Vertriebs-CRM nicht hat: Pitches erfassen (inklusive dessen, was sie Sie kosten), Retainer und Upselling als Pipeline behandeln und einen gewonnenen Pitch an die Umsetzung übergeben, ohne dass jemand das Briefing abtippt. Die dritte Aufgabe entscheidet über Ihre Marge. Mit einer unordentlichen Pitch-Liste kommen die meisten Agenturen klar; mit einem Umsetzungsteam, das loslegt, ohne zu wissen, was versprochen wurde, nicht. monday CRM passt gut, wenn Ihre Umsetzung bereits in monday.com läuft. In bestimmten Fällen sind HubSpot oder Pipedrive die bessere Wahl, dazu unten mehr. Wenn Sie eine zweite Meinung zu Ihrem eigenen Setup möchten, genau dafür gibt es unsere monday.com Beratung.
Ein Vertriebs-CRM geht von einer geraden Linie aus: Lead, Qualifizierung, Angebot, Abschluss. So verkaufen Agenturen nicht. Wenn Sie ein breiter aufgestelltes Dienstleistungsunternehmen führen, behandelt unser Leitfaden zur Wahl eines CRM für Dienstleister das allgemeine Problem vom Deal zum Projekt. Agenturen haben dabei drei Besonderheiten.
Ein Pitch hat Phasen, die ein Vertriebsdeal nicht kennt: Die Ausschreibung oder das Briefing kommt herein, Sie entscheiden, ob Sie überhaupt pitchen, Sie schicken Ihre Credentials, vielleicht gibt es ein Chemistry Meeting, dann folgt der eigentliche Pitch. Die Go/No-Go-Entscheidung ist der wertvollste Moment im ganzen Prozess, und die meisten Tabellen halten sie nicht fest.
Ein Pitch kostet außerdem echtes Geld, bevor irgendetwas gewonnen ist. Strategie, Kreativkonzepte und Zeit von Senior-Leuten fließen in Arbeit, die der Kunde womöglich nie bezahlt. Ein CRM, das einen Pitch als „Deal in Phase 3“ behandelt, versteckt diese Kosten.
Bei vielen Agenturen kommt der Großteil des Umsatzes von Bestandskunden. Retainer werden verlängert. Projekte wachsen zu Retainern. Ein Kampagnenkunde fragt nach einem zweiten Markt. Das ist Pipeline, meist sogar besser planbar als Neugeschäft, wird aber selten wie Pipeline erfasst.
Weil die Leute, die den Auftrag gewinnen, nicht die sind, die ihn umsetzen. Das Pitch-Team hat im Meeting Zusagen gemacht: ein Senior-Stratege auf dem Etat, drei Konzepte statt zwei, ein Launch vor einer Messe. Die Umsetzung bekommt einen unterschriebenen Vertrag und eine Einladung zum Kick-off. In der Lücke dazwischen schleicht sich Scope Creep ein, entstehen Abschreibungen und hat der Kunde das Gefühl, jetzt sei die „B-Mannschaft“ dran.
Wenn ein Pitch gewonnen ist, sollten diese Angaben automatisch vom CRM-Datensatz ins Umsetzungsprojekt übergehen:
Wenn auch nur eine dieser Angaben von Hand kopiert werden muss, wird sie irgendwann falsch kopiert.
In monday.com ist das Muster einfach. Wenn ein Deal auf „Gewonnen“ wechselt, legt eine Automatisierung das Projekt auf dem Umsetzungsboard an, verknüpft mit demselben Kundenaccount und mit den oben genannten Feldern. Das Projekt startet mit einer Vorlage für diese Art von Arbeit, und die Termine leiten sich aus dem Kick-off- oder Launch-Datum ab.
Trademart, ein internes Marketingteam und keine Agentur, nutzt dieselbe Vorlagenlogik, die Agenturen beim Kick-off brauchen. Gemeinsam mit Tryve wurden Vorlagen pro Eventtyp gebaut, und dank der Funktion Lead & Lag von monday.com plant die Eingabe des Eventdatums automatisch alle zugehörigen Aufgaben ein. Ersetzen Sie „Event“ durch „Kampagne“ oder „Website-Relaunch“, und Sie haben einen Agentur-Kick-off, der nicht vom Gedächtnis einzelner abhängt. Wie Agenturen die Umsetzung selbst strukturieren, zeigt unser Leitfaden zur Agenturarbeit in monday.com.
Mit einer Ansicht der Sales-Pipeline, in der der Deal-Typ eine Spalte ist: Neugeschäfts-Pitch, Retainer-Verlängerung, Upselling. So sieht die Geschäftsführung den gesamten erwarteten Umsatz an einem Ort, und jeder Typ kann trotzdem eigene Phasen haben.
Eine praxistaugliche Pitch-Pipeline für Agenturen:
Die Spalten „No-Go“ und „Verlustgrund“ sind es, die Sie mit der Zeit klüger machen. Ohne sie lernen Sie nur, was Sie gewonnen haben.
Ergänzen Sie zwei Zahlenspalten: geschätzte Pitch-Stunden in der Go/No-Go-Phase und tatsächliche Stunden nach dem Pitch. Ein Zeiterfassungssystem brauchen Sie dafür nicht; ein grober Ist-Wert von der Pitch-Leitung reicht. Gruppieren Sie nach einem Jahr nach Pitch-Typ und Lead-Quelle. Sie sehen dann, welche Art von Pitches Sie meistens gewinnen und welche Sie vor allem für einen Wettbewerber finanzieren.
Jeder Retainer bekommt am Account ein Enddatum und einen Wert. Eine Automatisierung legt mit festem Vorlauf vor dem Enddatum einen Verlängerungsdeal an und weist ihn der Kundenverantwortung zu. Die Verlängerung steht dann in derselben Pipeline wie das Neugeschäft, mit derselben Forecast-Logik.
Das ist Customer-Lifecycle-Denken, übertragen auf Agenturen: Die Beziehung endet nicht mit der Unterschrift, und die Pipeline sollte es auch nicht. Upselling-Ideen aus der Umsetzung („Der Kunde hat nach einem zweiten Markt gefragt“) sollten zu Deals werden, nicht zu Randnotizen im Statusmeeting.
Das hängt davon ab, wo Ihre Umsetzung läuft, nicht von Funktionslisten.
monday CRM passt, wenn Ihre Umsetzung bereits in monday.com läuft oder künftig laufen soll. monday CRM ist ein eigenes Produkt neben monday.com Work Management, aber beide können in einem Konto liegen, mit Boards, die produktübergreifend verbunden sind. Genau das macht die Übergabe automatisch: Deal, Kundenaccount und Projekt verweisen auf denselben Datensatz. monday CRM bringt Boards für Leads, Kontakte, Accounts, Deals und Aktivitäten mit, und die Pipelines sind anpassbar. Die Pitch-Phasen oben sind also Konfiguration, keine Entwicklung.
HubSpot kann besser sein, wenn Ihre Agentur Inbound-Marketing verkauft und betreibt und die Kampagnen Ihrer Kunden ohnehin in HubSpot laufen. Das eigene CRM auf derselben Plattform zu führen, die Sie täglich verkaufen und bedienen, hat echten Wert. Der Haken: Läuft die Umsetzung in einem anderen Tool, ist die Lücke bei der Übergabe wieder da.
Pipedrive kann reichen, wenn Sie ein kleines Team sind, das nur eine saubere, einfache Sales-Pipeline braucht, und die Umsetzung so überschaubar ist, dass die Übergabe ein Gespräch zwischen zwei Personen ist.
Zwei Punkte zu den Plänen, die Sie vor der Entscheidung prüfen sollten:
Ein CRM, das darauf ausgelegt ist, wie Agenturen Aufträge gewinnen und halten: Pitches mit Go/No-Go-Entscheidung, Retainer und Verlängerungen als wiederkehrende Pipeline und eine Übergabe, die das gewonnene Briefing in die Umsetzung trägt.
Das, das mit dem Ort verbunden ist, an dem Ihre Umsetzung läuft. Liegt die Umsetzung in monday.com, ersparen Sie sich mit monday CRM ein zweites System. Wenn Sie Inbound-Marketing in HubSpot verkaufen und betreiben, ist HubSpot eine starke Option. Ein kleines Team, das nur eine einfache Sales-Pipeline braucht, kommt womöglich mit Pipedrive gut aus.
Ja. Jeder Retainer sollte sein Verlängerungsdatum und seinen Wert tragen, und jede anstehende Verlängerung sollte rechtzeitig vor dem Termin als Deal in der Pipeline erscheinen, den es erneut zu gewinnen gilt.
Ja. monday CRM und monday.com Work Management sind getrennte Produkte, die im selben Konto liegen können, und Boards lassen sich produktübergreifend verbinden. Genau das ermöglicht es, dass ein gewonnener Deal das Umsetzungsprojekt ohne erneutes Abtippen anlegt. Prüfen Sie die aktuelle Produkt- und Preisstruktur für Ihr Konto.
Erfassen Sie bei der Go/No-Go-Entscheidung die geschätzten Stunden und nach dem Pitch einen groben Ist-Wert. Vergleichen Sie beides mit den Ergebnissen nach Pitch-Typ und Lead-Quelle. Das reicht, um zu sehen, welche Pitches Sie sich sparen sollten.
Bringen Sie Ihre Pitch-Tabelle und Ihren zuletzt gewonnenen Pitch mit. In einem Gespräch zeichnen wir nach, was zwischen „gewonnen“ und Kick-off passiert ist, welche Angaben verloren gingen und wie ein verbundenes Setup aus Pipeline und Umsetzung in monday.com aussehen würde. Wenn HubSpot oder Pipedrive besser zu Ihrer Agentur passt, sagen wir Ihnen auch das.
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Tryve ist monday.com Platinum Partner. Jedes Projekt beginnt mit einem strukturierten Discovery-Workshop, der von Ihren tatsächlichen Prozessen ausgeht, nicht von einer generischen Vorlage. Erfahrene Berater bleiben bis zur Akzeptanz im Team dabei, nicht nur bis zum Go-live. Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch.
Tryve ist ein Platin-Partner von monday.com und unterstützt Unternehmen bei der Implementierung modernster Projektmanagement-Tools!
