Een CRM voor bureaus heeft drie taken die een standaard sales-CRM niet heeft: pitches opvolgen (inclusief wat ze je kosten), retainers en upsell als pipeline behandelen, en een gewonnen pitch overdragen aan delivery zonder dat iemand de briefing opnieuw moet intikken. Die derde taak bepaalt je marge. De meeste bureaus overleven een rommelige pitchlijst wel; ze overleven geen deliveryteam dat aan de slag gaat zonder te weten wat er beloofd is. monday CRM past goed als je delivery al op monday.com draait. In bepaalde gevallen is HubSpot of Pipedrive de betere keuze; die bespreken we hieronder. Wil je een second opinion op je eigen opzet, daarvoor is onze monday.com-consultancy.
Een sales-CRM gaat uit van een rechte lijn: lead, kwalificeren, voorstel, closen. Zo verkopen bureaus niet. Heb je een bredere zakelijke dienstverlener, dan behandelt onze gids over een CRM voor een dienstverlenend bedrijf het algemene probleem van deal naar project. Bureaus hebben daar drie eigen varianten op.
Een pitch kent fasen die een salesdeal niet heeft: de RFP of briefing komt binnen, je beslist of je überhaupt meedoet, je stuurt credentials, er volgt misschien een kennismakingsgesprek en dan de pitch zelf. De go/no-go-beslissing is het waardevolste moment van het hele proces, en de meeste spreadsheets leggen haar niet vast.
Een pitch kost bovendien echt geld voordat er iets gewonnen is. Strategie, creatieve concepten en tijd van senior mensen gaan naar werk waarvoor de klant misschien nooit betaalt. Een CRM dat een pitch behandelt als ‘een deal in fase 3’ verbergt die kosten.
Voor veel bureaus komt het grootste deel van de omzet van bestaande klanten. Retainers worden verlengd. Projecten groeien uit tot retainers. Een campagneklant vraagt om een tweede markt. Dat is pipeline, en meestal voorspelbaarder dan nieuwe business, maar zelden wordt het ook als pipeline opgevolgd.
Omdat de mensen die het werk binnenhalen niet de mensen zijn die het uitvoeren. Het pitchteam deed beloftes in een vergaderzaal: een senior strateeg op het account, drie concepten in plaats van twee, een lancering vóór een beurs. Delivery krijgt een getekend contract en een uitnodiging voor de kick-off. In het gat daartussen sluipt scope creep binnen, worden uren afgeschreven en krijgen klanten het gevoel dat het ‘B-team’ is aangekomen.
Wordt een pitch gewonnen, dan moeten deze gegevens automatisch van het CRM-record naar het deliveryproject gaan:
Moet een van deze gegevens met de hand worden overgenomen, dan gaat het vroeg of laat mis.
In monday.com is het patroon eenvoudig. Gaat een deal naar ‘Gewonnen’, dan maakt een automation het project aan op het deliveryboard, gekoppeld aan hetzelfde klantaccount, met de velden hierboven meegenomen. Het project start vanuit een template voor dat type werk, en de datums worden berekend vanaf de kick-off- of lanceringsdatum.
Trademart, een interne marketingafdeling en geen bureau, gebruikt dezelfde templatelogica die bureaus bij de kick-off nodig hebben. Samen met Tryve bouwden ze templates per type event, en dankzij de functie Lead & Lag van monday.com worden alle bijbehorende taken automatisch ingepland zodra de eventdatum is ingevuld. Vervang ‘event’ door ‘campagne’ of ‘websitebouw’ en je hebt een kick-off voor je bureau die niet afhangt van iemands geheugen. Hoe bureaus de deliverykant zelf inrichten, lees je in onze gids over bureaudelivery op monday.com.
Eén weergave van je salespipeline, met het type deal als kolom: pitch voor nieuwe business, verlenging van een retainer, upsell. Zo ziet de managing director alle verwachte omzet op één plek, en kan elk type toch zijn eigen fasen hebben.
Een werkbare pitchpipeline voor een bureau:
De kolommen ‘no-go’ en ‘reden van verlies’ zijn de kolommen waar je na verloop van tijd slimmer van wordt. Zonder die kolommen leer je alleen van wat je gewonnen hebt.
Voeg twee getalkolommen toe: geschatte pitchuren in de go/no-go-fase en werkelijke uren na de pitch. Een urenregistratiesysteem heb je daar niet voor nodig; een ruwe schatting achteraf van de pitchlead volstaat. Groepeer na een jaar op pitchtype en leadbron. Je ziet dan welke soorten pitches je meestal wint, en welke je vooral financiert voor een concurrent.
Elke retainer krijgt een einddatum en een waarde op het account. Een automation maakt een vaste periode vóór die einddatum een verlengingsdeal aan, toegewezen aan de accountlead. Die verlenging staat dan in dezelfde pipeline als nieuwe business, met dezelfde forecastlogica.
Dit is denken in klantlevenscyclus, toegepast op bureaus: de relatie stopt niet bij de handtekening, en de pipeline dus ook niet. Ideeën voor upsell vanuit delivery (‘de klant vroeg naar een tweede markt’) moeten deals worden, geen opmerkingen in een statusoverleg.
Dat hangt af van waar je delivery draait, niet van featurelijsten.
monday CRM past als je delivery al op monday.com draait, of dat gaat doen. monday CRM is een ander product dan monday.com work management, maar beide kunnen in één account staan, met boards die over de producten heen gekoppeld zijn. Daardoor verloopt de overdracht automatisch: de deal, het klantaccount en het project verwijzen naar hetzelfde record. monday CRM komt met boards voor Leads, Contacts, Accounts, Deals en Activities, en pipelines zijn aanpasbaar, dus de pitchfasen hierboven zijn configuratie, geen ontwikkelwerk.
HubSpot kan beter zijn als je bureau inbound marketing verkoopt en uitvoert, en de campagnes van je klanten al in HubSpot draaien. Je eigen CRM op hetzelfde platform houden dat je elke dag verkoopt en bedient, heeft echte waarde. De keerzijde is dat delivery in een andere tool het gat bij de overdracht terugbrengt.
Pipedrive kan volstaan als je een klein team bent dat alleen een overzichtelijke, eenvoudige salespipeline nodig heeft, en de delivery zo klein is dat de overdracht een gesprek tussen twee mensen is.
Twee punten over abonnementen om te controleren voordat je beslist:
Een CRM dat is ingericht op hoe bureaus werk binnenhalen en behouden: pitches met een go/no-go-beslissing, retainers en verlengingen als terugkerende pipeline, en een overdracht die de gewonnen briefing meeneemt naar delivery.
Het CRM dat aansluit op de plek waar je delivery draait. Zit je delivery in monday.com, dan voorkomt monday CRM een tweede systeem. Verkoop en voer je inbound marketing uit in HubSpot, dan is HubSpot een sterke optie. Een klein team dat alleen een eenvoudige salespipeline nodig heeft, kan prima uit de voeten met Pipedrive.
Ja. Elke retainer hoort een verlengingsdatum en een waarde te hebben, en elke komende verlenging hoort ruim vóór die datum als deal in de pipeline te staan, als iets wat je opnieuw moet winnen.
Ja. monday CRM en monday.com work management zijn aparte producten die in hetzelfde account kunnen staan, en boards over beide heen kunnen gekoppeld worden. Daardoor kan een gewonnen deal het deliveryproject aanmaken zonder dat iemand iets opnieuw intikt. Controleer wel de actuele product- en prijsopzet voor je account.
Noteer de geschatte uren bij de go/no-go-beslissing en een ruwe werkelijke schatting na de pitch. Vergelijk die met de resultaten per pitchtype en leadbron. Dat is genoeg om te zien met welke pitches je beter stopt.
Neem je pitchspreadsheet en je laatst gewonnen pitch mee. In één gesprek brengen we in kaart wat er gebeurde tussen ‘gewonnen’ en de kick-off, welke velden verloren gingen en hoe een gekoppelde opzet van pipeline en delivery eruit zou zien op monday.com. Past HubSpot of Pipedrive beter bij je bureau, dan zeggen we dat ook.
Plan een gratis kennismakingsgesprek met Tryve.
Tryve is monday.com Platinum Partner. Elk traject begint met een gestructureerde discoverysessie rond jouw echte processen, niet rond een standaardtemplate. Senior consultants blijven betrokken tot de adoptie, niet alleen tot de livegang. Plan een gratis kennismakingsgesprek.
Tryve is een monday.com platinum partner en helpt bedrijven met het implementeren van geavanceerde projectmanagementtools!
