Ein CRM für die Baubranche ist zuerst ein Angebotsregister und erst danach eine Kontaktliste. Es verfolgt jede Ausschreibung und jede Angebotsanfrage vom Eingang bis zur Unterschrift oder zum Verlust: die Go- oder No-Go-Entscheidung, die Abgabefrist, wer welchen Teil kalkuliert, jede Angebotsversion und das Ergebnis. Danach übergibt es den gewonnenen Auftrag mit allem, was der Vertrieb zugesagt hat, an das Projektteam. Die Telefonnummern Ihrer Kunden zu kennen ist der einfache Teil. Wenn Ihre Angebote in Excel und im Postfach eines Kalkulators liegen, fehlt Ihnen genau dieses Angebotsregister.
Die meisten CRM-Produkte sind auf Vertriebsmitarbeitende ausgelegt, die Demos vereinbaren und innerhalb eines Quartals abschließen. Bau-, Montage- und Innenausbaufirmen gewinnen Aufträge anders:
Nichts davon ist exotisch. Es bedeutet nur, dass das CRM auf Angebote ausgerichtet sein muss, nicht auf generische SaaS-Phasen. Genau diese Konzeptarbeit sollte eine monday.com Beratung klären, bevor irgendjemand ein Board baut.
Dieser Beitrag behandelt die kaufmännische Seite vor dem Vertrag. Was danach passiert, beschreibt unser Leitfaden zur Steuerung von Bauprojekten in monday.com.
Beginnen Sie mit einer Sales-Pipeline, die abbildet, wie Sie tatsächlich Aufträge gewinnen.
| Phase | Bedeutung | Was ausgefüllt sein muss |
|---|---|---|
| Einladung erhalten | Ausschreibung oder Angebotsanfrage erfasst | Quelle, Kunde, Frist, Link zu den Unterlagen |
| Bid/No-Bid | Go-Entscheidung getroffen | Entscheidung, Begründung, Entscheider |
| Kalkulation | Kalkulation läuft | Kalkulator, interne Frist, Termin der Ortsbesichtigung |
| Bieterfragen | Offene Fragen an den Auftraggeber | Fragen gestellt, Antworten erhalten |
| Abgegeben | Angebot eingereicht | Version, Wert, Abgabedatum |
| Verhandlung | Kunde prüft, Änderungen angefragt | Aktuelle Version, Datum der nächsten Aktion |
| Gewonnen / Verloren | Ergebnis erfasst | Zuschlagsdatum, Wert, Verlustgrund |
In Europa werden öffentliche Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte im Supplement zum Amtsblatt der EU veröffentlicht, abrufbar über TED (Tenders Electronic Daily). Seit Oktober 2023 nutzen diese Bekanntmachungen den Standard eForms. Unterhalb der Schwellenwerte veröffentlichen Auftraggeber auf nationalen Portalen, etwa TenderNed in den Niederlanden oder BOAMP in Frankreich.
Auch das Verfahren selbst folgt festen Regeln. Bieter erklären ihre Eignung über die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE, englisch ESPD), und in der Regel muss nur der erfolgreiche Bieter die Nachweise vorlegen, wobei der Auftraggeber sie während des Verfahrens von jedem Bieter anfordern kann. Für das offene Verfahren legt die Richtlinie 2014/24/EU eine Angebotsfrist von mindestens 35 Tagen ab Absendung der Auftragsbekanntmachung fest, die sich in bestimmten Fällen verkürzen lässt, zum Beispiel nach einer Vorinformation.
Ihr CRM ersetzt nichts davon und sollte das auch nicht versuchen. Es enthält Ihre Seite: die Referenz der Bekanntmachung, Ihre Go-Entscheidung, die interne Frist (einige Tage vor der Frist auf dem Portal), den Stand von EEE und Nachweisen sowie das Ergebnis.
Jedes Angebot, das Sie kalkulieren, kostet Zeit in der Kalkulation. Eine Bid/No-Bid-Phase erzwingt eine Entscheidung, bevor diese Zeit investiert wird. Halten Sie pro Opportunity einen kurzen, einheitlichen Satz an Go-Kriterien fest:
Mit der Zeit zeigen die Entscheidungen und Ergebnisse in dieser Phase, welche Art von Angeboten Sie tatsächlich gewinnen. Diese Information liefert Ihnen keine Tabelle mit alten Angeboten.
In Excel überschreibt Version fünf die Version drei. Im CRM bekommt jede Version ein eigenes Element, verknüpft mit dem Deal, mit Wert, Datum, Datei und einer Zeile dazu, was sich geändert hat. Der Deal zeigt immer die aktuelle Version, und die Historie bleibt erhalten. monday CRM bietet außerdem die integrierte Funktion Quotes & Invoices zum Erstellen von Angebotsdokumenten, mit einem monatlichen Dokumentenlimit, das vom Plan abhängt. Schauen Sie sich an, was monday CRM kostet, bevor Sie es dimensionieren.
Bei der Übergabe verlieren Bauunternehmen am meisten, weil der Kalkulator weiß, was ausgeschlossen wurde, und die Projektleitung nicht. Der gewonnene Auftrag sollte ein Projekt anlegen, keine E-Mail.
In monday.com kann eine Statusänderung am Deal ein Projektboard aus Ihrer Vorlage für diesen Auftragstyp anlegen. Verbinden Sie dieses Board mit dem Kunden, der Baustelle und den kaufmännischen Bedingungen, und sorgen Sie dafür, dass kalkulierter Leistungsumfang, Ausschlüsse, Zahlungsplan und die aktuelle Angebotsversion dort ankommen. Gehören Montage- oder Serviceeinsätze zum Auftrag, kann derselbe gewonnene Deal die Planung speisen, mit der Sie Ihre Montage- und Serviceteams einteilen.
Standmark, ein Hersteller von Messeständen und Innenausbauten mit über 250 Ständen pro Jahr, steuert seine Projekte in monday.com mit einer ähnlichen Struktur. Jedes Projekt ist mit seinen Stammdaten verknüpft (Kunde, Veranstaltungsort und Veranstalter) und startet mit einer Vorlage, die auf seinem Typ basiert. Anzahlungen, Schlusszahlungen und Zusatzleistungen werden pro Projekt erfasst, sodass bei der Rechnungsstellung durch die Buchhaltung nichts verloren geht.
Seien Sie ehrlich, was Sie brauchen. Branchenplattformen für den Bau sind dort stark, wo monday CRM gar nicht konkurrieren will.
| Bedarf | Konfiguriertes monday CRM | Branchensoftware für den Bau |
|---|---|---|
| Angebotsregister mit Fristen und Ergebnissen | Ja, mit eigenen Phasen | Ja |
| Angebotsversionen und Historie | Ja, als verknüpfte Datensätze | Ja, oft integriert |
| Mengenermittlung und integrierte Kalkulation | Nein, behalten Sie Ihr Kalkulationstool | Oft integriert |
| Nachunternehmer zur Angebotsabgabe einladen, Preisspiegel | Nicht dafür gebaut | Kernfunktion von Tools für das Angebotsmanagement |
| Übergabe an die eigene Projektabwicklung | Dieselbe Plattform wie die Ausführung | Hängt von der Produktpalette des Anbieters ab |
| Anpassung an Ihren Prozess | Sehr hoch | Geringer, mit festeren Vorgaben |
Wählen Sie ein Branchentool für den Bau, wenn Sie Leistungspakete an viele Nachunternehmer ausschreiben und ein Angebotsnetzwerk mit Preisspiegel wollen (wofür Tools wie das Bid Management von Procore oder Autodesk BuildingConnected gebaut sind), wenn Sie eine Mengenermittlung brauchen, die mit der Kalkulation verzahnt ist, oder wenn Ihre Kunden eine bestimmte Plattform vorschreiben.
Wählen Sie ein konfiguriertes monday CRM, wenn Ihr Problem fehlende Übersicht über Angebote, verpasste Fristen, verlorene Angebotsversionen und eine holprige Übergabe ist und Ihr Ausführungsteam bereits in monday.com arbeitet oder dort arbeiten könnte. Eine Plattform von der Einladung bis zur Abnahme schlägt zwei Tools mit einer Tabelle dazwischen.
Migrieren Sie nicht alles. Migrieren Sie, was Entscheidungen beeinflusst.
Wie das praktisch geht, beschreibt unser Leitfaden zur Migration von Tabellen.
Ein CRM, das darauf konfiguriert ist, wie Bau-, Montage- und Innenausbaufirmen Aufträge gewinnen: Ausschreibungen und Angebotsanfragen, Bid/No-Bid-Entscheidungen, Abgabefristen, Angebotsversionen, lange Nachfasszyklen und die Übergabe vom gewonnenen Auftrag an das Projekt. Die Kontaktverwaltung ist dabei der kleinste Teil.
Es kann Ihre Seite davon verfolgen. Bekanntmachungen und Abgaben bleiben auf TED und den nationalen Vergabeportalen. Das CRM erfasst die Opportunity, Ihre Go-Entscheidung, interne Fristen, wer welchen Teil kalkuliert, die eingereichte Version und das Ergebnis der Vergabe.
Ja, für die kaufmännische Seite, wenn es mit Phasen für den Bau konfiguriert und mit der Projektabwicklung verknüpft ist. Es ist kein Tool für Kalkulation oder Mengenermittlung. Kalkulationen bleiben also in Ihrer Kalkulationssoftware und werden an den Angebotsdatensatz angehängt.
Wenn Sie eine integrierte Mengenermittlung und Kalkulation brauchen, wenn Sie Leistungspakete an viele Nachunternehmer ausschreiben und ein Angebotsnetzwerk mit Preisspiegel wollen oder wenn Ihre Kunden eine bestimmte Plattform vorschreiben. In diesen Fällen passt ein Spezialtool besser als ein konfiguriertes allgemeines CRM.
Der gewonnene Auftrag sollte das Projekt auslösen. In monday.com kann eine Statusänderung am Deal ein Projektboard aus einer Vorlage anlegen, das Sie dann mit Kunde, Baustelle und kaufmännischen Bedingungen verbinden. So startet das Projektteam mit dem, was tatsächlich verkauft wurde.
Wenn Ihre Ausschreibungen und Angebote in Excel liegen, ist die erste Entscheidung nicht das Tool. Es sind Ihre Phasen, Ihre Go-Kriterien und das, was die Übergabe enthalten muss. Das können wir gemeinsam mit Ihnen erarbeiten und Ihnen ehrlich sagen, ob monday CRM oder eine Branchenlösung für den Bau besser zu Ihrem Unternehmen passt.
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Tryve ist monday.com Platinum Partner. Jedes Projekt beginnt mit einem strukturierten Discovery-Workshop, der von Ihren tatsächlichen Prozessen ausgeht, nicht von einer generischen Vorlage. Erfahrene Berater bleiben bis zur Akzeptanz im Team dabei, nicht nur bis zum Go-live. Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch.
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